Menulis Surat Dinas - Lalu Nandha Septian Abdurrahman

menulis surat dinas

Kompetensi Dasar Menulis

4.2 Menulis Surat Dinas Berdasarkan Isi, Bahasa, dan Format yang Baku

 

 

 

                                                                  

Oleh :

 

Krisna Ade N. H.                    (XII-IA3/08)

Lalu Nandha S. A.                  (XII-IA3/09)

M. Salman Al-Farisi                (XII-IA3/12)

Wildan Maulana Syahidillah   (XII-IA3/24)

 

 

 

SMA BRAWIJAYA SMART SCHOOL
JULI 2012


 

  1. A.    Definisi Istilah

Surat          : Sehelaikertas yang memuatbahankomunikasi yang disampaikanolehseseorangkepada orang lain, baikatasnamapribadimaupunatasnamaorganisasiataukantor

Dinas         : bagian kantor pemerintahan yg mengurus pekerjaan tertentu; jawatan.

Berdasarkan definisi istilah tersebut, dapat diambil pengertian dari surat dinas, yaitu sebagai berikut:

  • Surat resmi yang ditulis/dikirim oleh sebuah instansi/kantor untuk keperluan dinas.

 

  1. B.     Ciri-Ciri Surat Dinas

Adapun ciri-ciri umum surat dinas diantaranya yaitu:

  • Format resmi (sudah baku), tidak bisa semaunya
  • Isi singkat, padat, dan langsung pada maksud dan tujuan
  • Menggunakan bahasa baku (sesuai EYD), jelas, padat, dan komunikatif.

 

  1. C.    Macam-Macam Surat Dinas

1.    Surat Permohonan

Surat permohonan merupakan surat yang berisi permintaan atau permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan kepada pejabat tertentu untuk meresmikan suatu acara, permohonan izin, permohonan mutasi dan sebagainya.

Hal-hal yang harus dicantumkan dalam sebuah permohonan adalah;

  1. Identitas pemohon.
  2. Tujuan dan alasan permohonan
  3. Isi permohonan
  4. Batasan waktu untuk menjawab permohonan
  5. Pernyataan kesungguhan dalam bermohon.

 2.    Surat Pemberitahuan

Sesuai dengan namanya surat pemberitahuan memuat informasi tentang pengumuman atau sosialisasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh pihak terkait. Jadi surat ini sifatnya hanya sebagai penyampai kabar atau informasi. Sehingga tanggapan dalam bentuk surat tidak diperlukan.

Adapun sitematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut;

  1. Bagian pembuka; memuat masalah pokok surat.
  2. Bagian isi; memuat rincian, uraian atau penjelasan dari masalah pokok yang diinformasikan
  3. Bagian penutup; memuat harapan agar pihak yang dimaksud memaklumi hal-hal yang disampaikan.

3.    Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat yang memuat informasi dan keterangan resmi mengenai status atau kondisi seseorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang. Contohnya surat keterangan berkelakuan baik, surat keterangan domisili, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan bebas dari narkoba dan lain sebagainya.

Surat ini biasanya dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan instansi tertentu atas permintaan dari yang berkepentingan. Hal-hal yang harus disebutkan dalam surat keterangan diantaranya yaitu;

  1. data pribadi dan jabatan pihak yang menerangkan.
  2. data pribadi pihak yang diterangkan
  3. Isi keterangan
  4. Tanggal berlakunya surat.
  5. pernyataan tentang kebenaran isi keterangan tersebut.

4.    Memo dan Nota Dinas

Memo (memorandum) berasal dari kata memory yang artinya ingatan atau pengingat. Nota berasal dari kata note (bahasa inggris) yang berarti catatan. Memo dan nota dinas merupakan surat khusus yang dipakai sebagai sarana menyampaikan pesan atau pengingat antar pejabat dalam lingkungan instansi atau lembaga.

  1. D.    Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki fungsi dan kedudukan yang sangat penting dalam administrasi sebuah instansi pemerintah, diantaranya yaitu:

  1. Dokumen tertulis
  2. Pedoman kerja, serta panduan dalam membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
  3. Reminder (pengingat) atau arsip jika suatu saat diperlukan
  4. Bukti historis, sebagai gambaran perkembangan instansi yang bisa dilihat suatu saat nanti.
  1. E.     Tata Cara Penulisan Surat Dinas

1. Kepala Surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.

2. Tanggal Surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.

3. Nomor, Lampiran, Perihal

a) Nomor Surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.

b)  Lampiran
Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.

c)Perihal
Perihal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan perihal tidak disingkat karena bukan singkatan.

4. Alamat yang dituju        

Aturanpenulisanalamattujuansurat :

  1. Tidakperlumenggunakan kata ‘kepada’ tetapilangsungmenggunakan kata ‘Yang Terhormat’ (penulisannyabolehdisingkat [Yth.]
  2. Tidakperlumenggunakan kata sapaan ‘BapakatauIbu’ jika yang ditujuadalahnamajabatansepertibupati, camat, direktur, kepaladesa, dsb.
  3. Tetapijika yang ditujuadalahnamaindividunyamakabolehditambahidengan kata sapaan ‘bapak’ atau ‘ibu’ atau ‘saudara’
  4. Kata jalantidakbolehdisingkat. Jikasetelahnamajalanadanomormakatidakperludiberitulisan ‘nomor’.
  5. Sebelumnamakotatidakperludiberi kata ‘di’.

5. Alinea pembuka
Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat.

6. Alinea isi
Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.

7. Alinea penutup
Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.

8. Identitas penulis surat
Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).

9. Tembusan
Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang tertera di sana agar nama tersebut mengetahui perihal surat tersebut.

 

 

 

 

Contoh Surat Dinas

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG

DINAS PENDIDIKAN
SMU NEGRI 11  BANDUNG
Jl. H. Akhsan / Jl. Mohamad Toha

No.      : 009/124/SMU/XIII/2009
Hal      : Rapat Dinas
Sifat    : Sangat Penting

Kepada Yth. 
Bapak/Ibu Guru dan Staf Pegawai SMU Negeri 12 Bandung
di
Tempat

Assalamualaikum wr. Wb.

Sehubungan dengan maraknya aksi-aksi anarkis dan semakin maraknya penggunaan obat-obat terlarang di kalangan pelajar, maka sangat penting sekali kita bertindak secara bersama-sama, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat dinas yang kami adakan :

Adapun acara tersebut Insya Allah akan dilaksanakan pada :

Hari                 : Sabtu Tanggal 15 Agustus
Waktu                         : 08.00 s.d 14.00
Tempat            : Ruang Rapat

Demikian surat ini kami sampaikan, semoga bapak/ibu dapat memakluminya. Atas perhatian dan kerjasamanya bapak/ibu. Kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

 

Kepala Sekolah SMUN 12 Bandung

 

 

 

Dr. Dadang Amsuri S.Pd

 

Dilihat : 2 User
Komentar : belum ada komentar